Gratis budgettools voor een kleine onderneming: wat werkt en wat niet

Nathalie Oosterlinck opende haar koffiebar in 2021 en gebruikte de eerste anderhalf jaar een notitieboek en een bankapp. Ze wist globaal wat er binnenkwam, maar had geen idee wat er structureel weglekte. Na twee verliesgevende maanden besloot ze gratis software te testen, zonder direct te investeren in betaalde tools.

Drie tools, drie ervaringen

Ze probeerde achtereenvolgens Wave, Manager.io en een vereenvoudigde versie van Homebank. Wave werkte goed voor facturatie maar gaf haar geen inzicht in dagelijkse operationele kosten zoals inkoop, schoonmaak en verpakking. Manager.io had te veel functies voor haar situatie en kostte haar elke week minstens een uur om bij te houden. Homebank was technisch, maar eenmaal ingesteld stabiel.

Wat ze uiteindelijk gebruikte

Ze bleef bij Wave voor klantfacturen en bouwde in Homebank een eenvoudige maandelijkse overzichtsstructuur voor vier kostencategorieën: inkoop, personeel, huur en overige. Geen automatische koppeling met haar bank, want die instelling kostte haar te veel tijd. Ze voert wekelijks manueel in, gebaseerd op haar kastickets.

Na vier maanden zag ze dat haar inkoopkosten voor melk en koffie samen 18 euro per week hoger lagen dan ze aannam. Ze onderhandelde daarna met haar leverancier en kreeg een ander tarief. Geen enkele tool deed dat voor haar. De tool gaf haar alleen de cijfers om het gesprek te kunnen voeren.